​Was ist eine E-Rechnung

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Eine E-Rechnung ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Der Unterschied zu einer bisherigen Papierrechnung oder als PDF verarbeitete Rechnung zu einer E-Rechnung ist die Erstellung über die Übermittlung bis zu deren Verarbeitung vollständig elektronisch.

Der gesamte Prozess wird deutlich effizienter, Fehler werden reduziert und die Abwicklung beschleunigt.

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Vorteile:

• Automatisierte Verarbeitung

• Schnelle Zahlungen

• Niedrigere Kosten

• Verbesserte Übersicht

• Zusammenarbeit mit Steuerberater und Buchhaltung wird vereinfacht

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E-Rechnungspflicht

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Mit Datum zum 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung für B2B- und B2G-Geschäfte verpflichtend.

E-Rechnungen sind eine gesetzliche Anforderung welche auch viele Vorteile wie Effizienz, Sicherheit und Kostenersparnis mit sich bringt.

Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und weiter zu leiten bzw. zu verarbeiten.

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​Formate

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Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat (wie XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Einfache Word-Dokumente (.docx) oder PDFs erfüllen diese Kriterien nicht.

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Mit Word erstellte Rechnungen sind keine E-Rechnungen

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Word-Dokumente sind primär für die visuelle Darstellung und nicht für eine automatisierte Datenverarbeitung konzipiert. Die Struktur einer E-Rechnung ist hiermit nicht gegeben. Buchhaltungsprogramme können die mit einer in Word erstellten Rechnung deren enthaltenen Informationen nicht ohne manuelle Eingriffe auslesen. Eine Rechnungserstellung mit Word ist nicht GoBD-konform, da eine Unveränderbarkeit der Daten nicht gewährleistet ist. 

 

Übergangsfristen

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Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten aktuell nachfolgende Übergangsfristen, die sich nach der jeweiligen Unternehmensgröße richten:

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• Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen.

• Bis 31. Dezember 2027: Diese Frist gilt für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) unter 800.000 € lag.

• Ab 1. Januar 2028 gilt für alle Unternehmen ohne Ausnahmen die E-Rechnungspflicht. 

 

Resultierend daraus ist es jedoch ratsam, das sich Unternehmen frühzeitig mit den technischen Anforderungen einer E-R auseinanderzusetzen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

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Pflichtangaben nach § 14 UStG

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Für eine E-Rechnung gelten wie bisher die gleichen Pflichtangaben nach § 14 UStG Absatz 4 wie folgt:

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• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmen und dessen Kunden

• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID

• Rechnungsdatum

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Datumsangabe zum Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

• Menge, Art der Leistung bzw. der Lieferung

• Entgelt (Netto-Betrag)

• Umsatzsteuersatz

• Umsatzsteuerbetrag

• Bruttobetrag

 

E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber

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Wenn eine E-Rechnung an Behörden der Bundesverwaltung (B2G-Bereich) fakturiert wird, müssen sie Folgendes beachten:

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• Es dürfen nur noch E-Rechnungen zum 27. November 2020 übermittelt werden Papierrechnungen oder PDFs sind nicht mehr zulässig

• Benutzen sie hierzu unbedingt den Standard einer E-Rechnung

• Die Leitweg-ID ist Pflichtbestandteil. Diese wird vom Auftraggeber bereitgestellt

• Eine E-Rechnung ist über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die OZG-RE einzureichen

• Bis Ende des Jahres 2025 werden beide Plattformen zusammengeführt, ab 2026 ist nur noch die OZG-RE relevant ist

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Unternehmen mit einem geringem Rechnungsvolumen oder ohne passende Software besteht jedoch die Möglichkeit, Rechnungen manuell über die Webportal-Erfassung zu erstellen und hochzuladen.

Erfragen sie bei dem öffentlichen Auftraggeber immer die notwendige Leitweg-ID zwecks Angabe auf Ihrer elektronischen Rechnung. Erfragen sie hierzu auch den Zusendungsweg.

Es besteht wie bereits erwähnt meist die Möglichkeit, die jeweilige E-Rechnung entweder via

E-Mail oder über dessen bereitgestelltes Onlineportal einzustellen.

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Finanzamt Konformität und Sicherheit

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Mit der Einführung der E-Rechnung sind folgende Punkte relevant:

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• Verschlüsselung, diese schützt vor unbefugtem Zugriff

• Authentifizierung, sichert die Systeme gegen Angriffe ab

• Regelmäßige Updates, garantieren Schutz vor Bedrohungen

• Für das Finanzamt: Eine E-Rechnung muss lesbar, echt und inhaltlich unversehrt sein

      Die bisherige Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers entfällt ab 2025

 

Die Aufbewahrungsfrist von E-Rechnungen ergibt sich aus dem § 14b UStG von 10 Jahren und bleibt unverändert.

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Dies bedeutet:

Wie eine E-Rechnung erstellt und versendet wurde, muss diese in ihrem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML) aufbewahrt werden. Eine PDF-Kopie bzw. ein Ausdruck allein ist nicht ausreichend.

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Verfügbare Tools

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Es gibt verschiedene Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die KI-Funktionen für E-Rechnungen integrieren. Beispiele hierfür sind Lösungen von Anbietern wie sevdesk, easybill, FastBill oder spezialisierte Lösungen wie Evy Xpact.

Diese Tools automatisieren den jeweiligen Prozess und stellen sicher, dass die Erstellung von E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

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Vorteile dieser Tools:

• Cloud-basiert: Sie sind oft online verfügbar, erfordern keine Installation und sind von überall aus zugänglich.

• Intuitive Benutzeroberfläche: Die Programme sind so konzipiert, dass auch Nutzer ohne Buchhaltungsvorkenntnisse schnell Rechnungen erstellen können.

• Automatisierung: KI-Funktionen helfen bei der Datenübernahme und der automatischen Erstellung der korrekten Formate, sodass Sie sich nicht um technische Details kümmern müssen.

• Rechtssicherheit: Die Software stellt sicher, dass die erstellten E-Rechnungen den aktuellen gesetzlichen Vorgaben in Deutschland entsprechen (GoBD-konform, unterstützt XRechnung und ZUGFeRD). 

 

Fazit:

Für die rechtskonforme Erstellung von E-Rechnungen sollten Sie auf spezialisierte Software oder Generatoren zurückgreifen, welche die erforderlichen strukturierten Datenformate bereitstellen. 

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