KMU-Automation
Ihr Unternehmen läuft.
Ihre Prozesse auch.
Belegflut, manuelle Buchhaltungsvorbereitung, wiederkehrende Backoffice-Aufgaben, das kostet Zeit, die Sie nicht haben.
Wir automatisieren genau das:
strukturiert, sicher und ohne großes IT-Projekt.
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen binden Prozesse rund um Eingangsrechnungen, Belegsammlung sowie Freigabe und Kontierung täglich wertvolle Zeit. Manuelle Abläufe, Rückfragen und fehlende Transparenz führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern verursachen auch vermeidbare Kosten.
Wir helfen KMU dabei, diese Aufwände gezielt zu reduzieren. Durch die digitale Erfassung und automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen werden Belege zentral abgelegt, schneller geprüft und strukturiert freigegeben. Das verkürzt Durchlaufzeiten erheblich und reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand spürbar. Gleichzeitig sorgt eine klare und unterstützte Kontierung dafür, dass Fehler minimiert und Nacharbeiten vermieden werden.
Das Ergebnis:
Weniger Zeitaufwand pro Rechnung, geringere Prozesskosten und mehr Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Ihre Mitarbeitenden werden entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, während Ihre Buchhaltungsprozesse effizient und zuverlässig im Hintergrund laufen.
Warum KMUs täglich wertvolle Zeit verlieren
Das Problem liegt nicht im System, es liegt in der manuellen Arbeit davor und dazwischen.
Belegflut ohne Struktur
Rechnungen kommen per E-Mail, Scan, Post und App, in unterschiedlichen Formaten, unstrukturiert, ohne einheitliche Ablage.
Jemand muss alles manuell sortieren, benennen und weiterleiten.
Buchhaltungsvorbereitung
30–50% der Arbeitszeit in der Verwaltung geht
für Vorarbeit drauf: Belege prüfen, zuordnen, vorkontieren, an den Steuerberater übergeben. Das ist weder Kerngeschäft noch skalierbar.
Medienbrüche überall
E-Mail hier, Excel da, Buchhaltungssystem dort, Daten müssen ständig manuell übertragen werden. Jeder Medienbruch ist eine potenzielle Fehlerquelle und Zeitfalle.
Freigaben ohne System
Rechnungen warten auf Unterschriften, Genehmigungen gehen im E-Mail-Postfach unter, Budgetlimits werden nicht automatisch geprüft. Das verzögert Zahlungen und erzeugt Chaos.
Fachkräftemangel trifft Backoffice hart
Qualifizierte Mitarbeiter für repetitive Verwaltungsaufgaben zu finden wird immer schwieriger und teurer. Gleichzeitig wächst das Belegvolumen, ein unlösbares Problem ohne Automatisierung.
Fehlende Transparenz & Compliance
Wer hat welche Rechnung freigegeben?
Wo liegt Beleg XY?
Ist alles GoBD-konform archiviert?
Ohne ein strukturiertes System sind diese Fragen nicht schnell zu beantworten.
Die Ineffizienz entsteht vor dem System, nicht im System.
Vorher vs. Nachher
Was sich konkret ändert
Kein theoretisches Konzept, sondern ein messbarer Unterschied im Arbeitsalltag Ihres Teams.
Heute – ohne Automation
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Belege manuell aus E-Mails heraussuchen und sortieren
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Daten von Hand in Buchhaltungssystem eintippen
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Freigaben per E-Mail – kein Überblick, keine Frist
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Steuerberater bekommt unstrukturierte Datenmenge
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Belege in Ordnern, lokalen Laufwerken oder gar Papier
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Fehler durch Doppelerfassung oder fehlende Belege
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Compliance-Risiko durch lückenhafte Dokumentation
Mit RyCo APDAP – nach Automation
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Belege werden automatisch erfasst und klassifiziert
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KI extrahiert alle relevanten Daten – ohne manuelle Eingabe
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Strukturierte Freigabe-Workflows mit Eskalationslogik
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Steuerberater erhält vorkontierte, DATEV-ready Daten
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Zentrales, revisionssicheres digitales Archiv
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Automatische Dublettenprüfung verhindert Fehler
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Lückenloser Audit-Trail – GoBD-konform ab Tag 1
Die Lösung
So funktioniert KMU-Automation mit RyCo APDAP
Wir verbinden Ihre bestehenden Systeme mit einer intelligenten Automatisierungsschicht, modular, schnell und ohne großes IT-Projekt.
Belegautomatisierung
Alle eingehenden Belege werden automatisch erfasst, klassifiziert und mit relevanten Stammdaten angereichert – ohne manuelle Arbeit.
Intelligente Datenextraktion
KI-gestützte Erkennung aller relevanten Felder: Rechnungsnummer, Betrag, MwSt, Lieferant, Datum – präzise und lernfähig.
Digitale Freigabe-Workflows
Regelbasierte Genehmigungsprozesse mit bis zu drei Stufen, Budgetprüfung, automatischer Weiterleitung und Eskalation bei Verzögerung.
Backoffice-Prozesse automatisieren
Wiederkehrende Aufgaben wie Lead-zu-CRM, E-Mail-zu-Task oder Formular-zu-Datenbank werden vollständig automatisiert.
Steuerberater-Integration
Vorkontierte, strukturierte Übergabe an Ihren Steuerberater – DATEV SK03/SK04 kompatibel, ohne Rückfragen und Nacharbeit.
Zentrales Dokumentenarchiv
Alle Belege revisionssicher, verschlüsselt und GoBD-konform archiviert – mit lückenlosem Audit-Trail und Echtzeit-Reporting.
RyCo APDAP
Alle diese Lösungen sind Teil der RyCo AI Process & Document Automation Platform (RyCo APDAP), der einheitlichen Automatisierungsplattform von Ryan Consulting, die KMU, Steuerberater, Systemhäuser verbindet.
Mehr über RyCo APDAP erfahren →
Messbarer Impact
Was Sie konkret gewinnen
60–90%
weniger BelegaufwandManuelle Verarbeitung nahezu vollständig eliminiert
50%
schnellere AbschlüsseMonatsabschlüsse in der Hälfte der Zeit
30%
weniger RückfragenDurch strukturierte, vollständige Datenübergabe
2–5xmehr
BelegvolumenSkalierung ohne zusätzliches Personal
1–3Wochen
bis Go-LiveKein langes IT-Projekt – schnell einsatzbereit
100%
GoBD & DSGVO Compliant ab dem ersten Tag
Leistungspakete
Das passende Paket für Ihr Unternehmen
Modular aufgebaut, starten Sie klein und skalieren Sie nach Bedarf. Kein Vertrag auf Vorrat.
Starter
Schneller Einstieg in die Automation
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1 Belegeingangskanal
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Basis KI-Extraktion
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1 Freigabe-Workflow
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DATEV / ERP Export
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Digitales Archiv
Advanced
Vollständige Belegautomatisierung
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Alle Belegkanäle
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Mehrere Dokumenttypen
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Lieferanten-Matching
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2–3 stufige Freigaben
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Budgetprüfung & Eskalation
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Dashboard & Reporting
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Steuerberater-Integration
Enterprise
Vollautomatisiertes Backoffice
Auf Anfrage
individuelles Angebot
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Multi-System Integration
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KI-Anomalie-Erkennung
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Vollautomatische Kontierung
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Compliance & Audit Layer
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Custom Workflow Engine
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Dedizierter Support